高等學院學生學籍管理現狀，僅依賴于紙質媒介傳輸，在信息獲取和傳遞的過程中，管理者和學生之間無法快速高效的完成任務，容易造成信息誤差。且僅依賴于紙質文件存檔的方式，也有著諸如：效率低、可靠性低、后期不便檢索等缺點。使用計算機對學生檔案信息進行管理,具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等優點，還能突破材料合并難題和提高學生檔案管理的效率。
南陽百牛網絡技術服務有限公司成立于2007年，是一家從事互聯網信息技術開發、設計、銷售、服務于一體的高新技術型企業。成立以來累計服務千余家客戶，涵蓋多種不同行業，已為眾多事業單位、集團公司、中小企業成功地提供了互聯網綜合信息化解決方案。擁有一支充滿朝氣、高素質、年輕化、專業化的技術研發團隊，具有豐富的軟件系統工程統籌建設經驗。
本系統結合實際管理工作中的具體流程，針對信息傳輸和存檔過程中容易出現偏差錯漏的環節重點優化設計，賦能高校日常管理工作。
本系統兩個主要模塊，分別為學生端和教職工端。
1、學生賬號體系互通，PC端頁面學生登錄入口。學生綁定學校微信公眾號后掃碼即可登錄。
2、學生基礎信息數據關聯，實現學生進行檔案填報時，個人基礎信息的自動補充。
3、新生入學登記表、在校生學年鑒定表、畢業生登記表、畢業生學士學位申請表、學籍異動登記表共計五種不同類型電子檔案，針對每種類型檔案表單又實現了以下功能：
①在線填報表單。針對各類型檔案開發不同的填報字段和填報數據驗證規則。
②檔案填報內容暫存功能，實現學生關閉或更換客戶端后依然可根據上次填報內容繼續填寫檔案的功能。
③檔案提交審核及撤回審核功能。
④已填報檔案修改表單，二次填報時復用上次已填報內容數據，增加填報效率方便學生使用。
⑤針對學校通用的各類型檔案的仿紙質版排版頁面建設開發，為檔案預覽和打印提供樣式規范。
4、檔案填報列表，根據管理后臺配置的填報規則，針對單個學生賬號檢測開放單個類型檔案的填報權限。匯總顯示各檔案填報入口，并提示檔案填報截止時間和當前已完成的填報進度。其中學籍異動表根據學生入學和學制信息自動開放填報權限。
5、已填報檔案列表，跟蹤提示學生已提交審核檔案的審批狀態。審核未通過時可按照審批提示重新編輯檔案進行二次提交。
1、數據中心。數據中心將為本系統的數據初始化、檔案數據批量備份轉儲、檔案數據可視化分析提供功能支持。詳細功能介紹：
①用戶數據初始化，通過數據清洗轉換等方式，完成對第三方系統數據的初始化對接。自動生成學生用戶賬號及基礎信息。學生賬號對應的院系班級信息與現存智慧學工系統自動同步。每年度新生入學錄入新生賬號時使用。
②數據統計面板，實時統計學生檔案填報信息，按班級，院系，年級統計。開放查看范圍根據登錄賬號權限決定。輔導員賬號可見管轄學生的具體填報情況，人數統計具體到學生。院系領導賬號可見依據輔導員賬號分類的檔案填報信息，展示填報人數，應填報人數，填報率等宏觀信息。學校領導可見依據院系領導賬號分類的檔案填報信息，展示填報人數，應填報人數，填報率等宏觀信息。
③在線備份，數據備份打包下載，提供按照多種維度索引打包PDF歸檔文件的形式，如：按畢業生備份，可將所有畢業生檔案按照“院系年級-專業班級-學生-各類型檔案”的形式，將學生檔案以文件夾形式歸類。以供物理備份轉儲操作時使用。采用異步創建打包壓縮包任務的方式下載，不占用服務器過多資源保證線上系統平穩運行。
④批量導入：初始化數據批量導入，成績信息批量導入，綜合素質測評信息批量導入，獎懲數據批量導入，用于學年鑒定和畢業生登記表的歸檔合并。
⑤批量導出：各模塊填報表單數據批量導出，導出為PDF文件格式檔案?？蓪С鰯祿秶鷵卿涃~號的權限范圍決定。
2、檔案管理。對應學生端的各類型檔案可進行整理歸檔工作。包含：
①學生檔案檢索，根據班級、年級、檔案類型、檔案學年、學號等信息，快速檢索學生檔案。
②學生檔案預覽，對應紙質版樣式，預覽學生檔案生成后的展示效果。
③檔案審批與輔導員意見填報，審批通過后自動合并輔導員簽名信息和審批意見至學生檔案內，可批量操作。
④學院意見填報、學校意見填報，可批量操作。
⑤檔案歸檔，已完成審批的檔案，可按檔案類型或班級-學生結構進行歸檔存儲，批量生成PDF文件，達到數據不可更改，安全轉儲的目的。
⑥檔案填報任務管理，可針對班級、年級、自定義名單、內置規則方式，配置學生的檔案填報任務。
⑦歷史檔案查詢，學生已歸檔PDF檔案文件按學號或年級班級信息進行檢索。
⑧批量打印功能。在瀏覽器宿主計算機發送打印指令批量打印檔案。
⑨歸檔版本記錄：使用版本管理的方式實現。保證檔案數據修改記錄有據可依，便于倒查摸排錯誤。任務歸檔后可再次歸檔，對上一次歸檔后新增或修改的數據，進行增量歸檔生成PDF并記錄版本號。最終所有學生的歸檔檔案只會顯示最新版本的內容，記錄只有在教職工端以及系統管理員可見。
3、權限管理。管理后臺各角色賬號可見、可操作的數據單元范圍配置。
①角色組管理：可建立輔導員、院系領導、學校領導等不同角色組，并支持對角色組的編輯，刪除，批量移除關聯賬戶等操作。
②用戶賬號管理：教職工端管理賬號添加、編輯、刪除、重置密碼等操作。并與學工平臺教師端用戶體系打通授權。
③訪問權限管理：賬戶訪問權限管理，權限粒度精細為某個子菜單下的數據添加、刪除、編輯、查看權限。角色組訪問權限管理，權限粒度同上所述。
④操作日志：教職工端所有賬戶在系統內的操作日志，查看，導出，編輯，刪除，打印等檔案與數據有關聯的操作全部記錄，保證數據安全和系統安全。
徹底實現大學生學籍電子化存儲，前期以實現備份檔案、對應紙質檔案優化管理為主要目的，在此基礎上進一步探索實現檔案無紙化管理的道路。
學生個人檔案基本信息自動生成，入學登記表、學年鑒定表、畢業生登記表、本科生學士學位審批表在線填報。學生歷年獎懲情況自動關聯，學籍異動情況在線登記并自動合并至學生個人檔案內。學生線上提交檔案后，由輔導員進行在線審批，填寫審核意見，同電子簽名信息一起合并至學生檔案內。學工處、各院系、及學校其他部門，可通過系統后臺提供的檔案表填報統計功能，摸排各年級、學院、班級、甚至精確到某個學生的檔案填報與審批情況，為統籌和推進工作提供數據參考。
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